Tomado de Thinkwasabi y escrito por Beto Pena
Cuando empecé a tomarme en serio la planificación en mi trabajo, recuerdo que me costó horrores. El proceso era lento, con gestos artificiales y había detalles que no terminaba de aplicar bien. A día de hoy, construido ya el hábito, “todo me sale de dentro” con naturalidad. Especialmente tres pasos que para mí son esenciales antes de construir mi día.
Y recalco el antes porque son cosas en las que me empeño en aplicar previamente a construir mi plan de trabajo para mañana.
1. COMPRUEBO LAS HORAS QUE NO TENGO
¿Cómo voy elegir lo que voy a hacer mañana si no sé las horas que puedo trabajar mañana? El primer paso es asomarme a mi calendario-agenda para comprobar las horas que mañana no tendré. Tiempo bloqueado por reuniones, visitas, comidas, compromisos personales, algún evento profesional…
Hace tiempo que con mi calendario empecé a practicar una política de recortes, pero por supuesto todavía sigo teniendo citas. Así que antes de construir el plan de trabajo de mañana me aseguro de saber las horas reales de trabajo que podré disfrutar. De lo contrario, mi plan se quedará en una fantasiosa carta de buenos deseos que seguro no cumpliré.
2. ME CENTRO EN LAS COSAS QUE PUEDO TERMINAR
Hace años al empezar a construir mi siguiente día me preguntaba a mí mismo: «¿qué cosas puedo/debo hacer mañana?» Más adelante comprendería que la clave para avanzar de verdad en mi trabajo era preguntarme: «¿qué cosas puedo terminar mañana?»
Naturalmente que me fijo en las cosas que tengo que hacer mañana, porque vencen o me he comprometido a entregarlas. Pero desde el día antes me empeño en aplicar esa maravillosa regla de oro de Productividad Personal que dice: «Invierte más energías en terminar que en empezar».
No obstante, no todas las cosas las puedo terminar mañana, por mucho que me empeñe. Así que si tengo tareas que requieren varios días o semanas, lo que hago es comprometerme a terminar al menos un trozo, una parte, una fase, que sí me permita avanzar.
3. ME PROPONGO HACER UNA LISTA DE TAREAS PEQUEÑA
A veces siento el impulso de querer hacer muchas cosas, y construir una lista llena de tareas. Pero, al final, lo único que cuenta es lo que voy a hacer, no lo que me gustaría hacer. Una lista larga plantea muchos problemas. Prefiero tener una lista más reducida de cosas que sé que voy a hacer, que no otra irrealizable que un día tras otro tenga que dejar a medias.
Una lista más ligera no quiere decir laxa o carente de tensión productiva, sino realista y menos intimidatoria, más manejable, más realizable y que me cuesta menos. Y si mañana el día se me da bien, y termino con lo que me había propuesto, entonces vuelvo sobre mis temas pendientes y rescato nuevas tareas. Al final, su tamaño se convierte en una ventaja.
Con estos ingredientes sobre la mesa, ya puedo empezar a “hablar con mis tareas” y hacer mi plan de trabajo de mañana. Que ante todo implica entender, prepararme y elegir.
